Spazio organizzato: le 5 regole da seguire

Lo spazio. Un pó come il tempo. Non ne abbiamo mai abbastanza.
A casa o sul lavoro, dobbiamo sempre fare i conti con uno spazio che troppo spesso non risponde alle nostre esigenze: è troppo piccolo, è mal sfruttato, è in disordine, dobbiamo condividerlo con altre persone che hanno criteri e modi di utilizzarlo molto diversi dai nostri.

Il mese di giugno sarà dedicato allo spazio: lo spazio fisico delle nostre case, per chi lavora in remoto da casa propria ma anche per chi vorrebbe sfruttare di più quegli spazi un pó sottovalutati e dimenticati (sapevate che giugno è il mese del garage?!); lo spazio virtuale dei nostri computer e dei nostri archivi digitali, spesso troppo pieni, all’interno dei quali è importante trovare sempre quello che stiamo cercando, possibilmente in pochi secondi e non nell’arco di una settimana; ma anche lo spazio ideale, quello che vorremmo, quello che desideriamo, quello che possiamo realizzare con piccoli accorgimenti organizzativi e non solo.

Per iniziare, ecco una breve lista con le cinque regole da tenere a mente per avere uno spazio organizzato al meglio, che risponda sempre alle nostre necessità e ci eviti inutili e antipatiche perdite di tempo.

Le prime tre regole potete utilizzarle per impostare il vostro spazio e la sua organizzazione. La quarta e la quinta regola vi aiuteranno a mantenere nel corso del tempo il sistema organizzativo, evitando di tornare alla confusione di prima.

 

Regola n.1
Less is more
L’espressione less is more (che tradotta in italiano suonerebbe più o meno come “meno è meglio/di più”) viene usata per la prima volta dall’architetto tedesco Ludwig Mies Van Der Rohe per descrivere il suo approccio alla progettazione architettonica: Mies Van Der Rohe creava infatti edifici essenziali, sia nelle forme utilizzate (molto semplici, lineari, geometriche) sia nella scelta dei materiali e delle superfici. La sua ricerca della “purezza” della forma era motivata da una sorta di ricerca quasi spirituale dell’essenza dell’edificio, della sua funzione primaria, libera da ogni tipo di decorazione o elemento superfluo.
Con il tempo, l’espressione less is more è diventata una sorta di mantra per il design moderno e contemporaneo, fatto di linee pulite, essenziali e minimaliste: ecco perché dovremmo considerare questa come la prima regola per avere uno spazio più organizzato. Trattiamo i nostri spazi come opere d’arte: eliminiamo tutto ciò che è superfluo, andiamo direttamente all’essenza di ciò che ci serve, perché funzionale alle nostre attività, o che ci piace, perché ci fa emotivamente stare bene. Tolto l’eccesso e recuperata la vera essenza dello spazio guadagneremo in funzionalità, serenità e, perché no, anche in estetica.

 

Regola n.2
La regola dei 3/4
Se pensiamo ai cassetti della nostra cucina, ai ripiani della libreria o ai contenitori che usiamo per tenere la cancelleria, piuttosto che altri oggetti in altrettanti spazi della casa, molto probabilmente non riusciremmo a trovare con facilità dello spazio libero. Questo perché ci viene estremamente facile, un po’ come fanno i liquidi, riempire poco alla volta tutto lo spazio a nostra disposizione. La seconda regola ci consiglia di fermarci prima che questo avvenga, ovvero di occupare uno spazio solo per i 3/4 della sua totalità. Lasciare 1/4 libero e a disposizione ci permette di avere piena visibilità e maggiore accessibilità agli oggetti contenuti nello spazio, oltre a facilitare il lavoro di pulizia e riordino.

 

Regola n.3
La regola del bersaglio
La terza regola l’abbiamo vista alcune settimane fa applicata alla scrivania. Il bersaglio è composto di cerchi concentrici: guadagniamo più punti, quanto più ci avviciniamo alla circonferenza centrale (pensate per esempio agli arcieri o al gioco delle freccette). La regola del bersaglio suggerisce pertanto di tenere più vicino a noi, a portata di mano, gli oggetti che utilizziamo con maggior frequenza: è una regola di buon senso, che forse molti di noi già utilizzano, ma fa sempre bene rispolverare anche le abitudini più semplici e banali, dando loro il giusto valore affinché diventino pratiche quotidiane adottate da tutti, anche da chi utilizza e condivide con noi i nostri stessi spazi di vita.

 

Regola n.4
La regola dell’80/20
La regola dell’80/20 o principio di Pareto deve il suo nome all’economista italiano Vilfredo Pareto che l’ha formulata sul finire del XIX secolo. Pareto condusse i suoi primi esperimenti studiando la distribuzione del reddito e valutando che solo una piccola percentuale della popolazione deteneva nelle proprie mani la maggior parte della ricchezza del mondo. Proseguendo i suoi studi, Pareto riuscì a riscontrare diverse casistiche, anche al di là dell’ambito prettamente economico, in cui questa legge si avverava: in altre parole e generalizzando il principio, la maggior parte degli effetti è dovuta ad un numero ristretto di cause.
Per esempio, se pensiamo al nostro guardaroba, l’80% delle volte indossiamo il 20% dei nostri abiti (le cifre sono indicative, si tratta in effetti di grandi numeri ma anche nel nostro piccolo possiamo osservare come, solitamente, indossiamo sempre quegli indumenti che ci piacciono, che ci fanno sentire bene e assai più raramente tutti gli altri); nel lavoro, la stessa legge potrebbe essere applicata sugli effetti del nostro impegno, ovvero l’80% dei risultati deriva dal 20% dei nostri sforzi e proprio per questo motivo dovremmo imparare a focalizzarci unicamente su ciò che conta davvero e che ci fa ottenere maggiori risultati.

 

Regola n.5
Aiutati con le etichette
Le etichette sono uno strumento utilissimo per riuscire a mantenere l’organizzazione che abbiamo con tanta fatica raggiunto: spesso ci capita di essere di fretta e nella foga del momento lasciamo un oggetto in giro, non riponiamo le cose al loro posto, tornando, in brevissimo tempo, alla confusione iniziale. Un sistema organizzativo funzionale deve necessariamente essere semplice ed intuitivo per poter essere mantenuto nel tempo: le etichette assolvono a questo ruolo, soprattutto quando condividiamo il nostro spazio con altre persone, siano esse colleghi, partner, coinquilini, figli. Un’etichetta che dichiara in maniera precisa che cosa quel cassetto o quel contenitore contiene non lascia adito a dubbi: sarà più veloce trovare quello che stiamo cercando e molto meno faticoso riporlo perché sappiamo già dove va messo.

 

Queste regole possono essere applicate sempre e ovunque: in un cassetto della cucina o dentro all’armadio, nei faldoni della contabilitá o nella scrivania di lavoro.
Scegliete quale spazio per voi è prioritario e provate ad impostarlo seguendo queste poche regole.
Pronti a provare?
Fatemi sapere come è andata nei commenti!

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Chiara Battaglioni
Chiara Battaglioni
Ciao, sono Chiara Battaglioni e lavoro a fianco dei freelance per allenare le loro capacità organizzative tramite consulenze individuali personalizzate e percorsi formativi. Contribuisco a diffondere la cultura dell’organizzazione personale sul lavoro, attraverso il podcast Work Better e il lavoro che svolgo per APOI, l’Associazione dei Professional Organizers italiani, di cui sono associata Senior e membro del consiglio direttivo.