Affrontare le difficoltà dello smart working

Sono giorni davvero duri per chi si trova per la prima volta ad affrontare le difficoltà dello smart working.

Io sono una grande sostenitrice del lavoro agile ma sono anche consapevole che per affrontare un cambiamento nelle proprie abitudini ci vuole tempo e allenamento, due elementi che l’emergenza in atto in queste settimane non ci ha concesso.

In questo post vorrei raccogliere per te, che per la prima volta ti trovi a lavorare da casa, una serie selezionata di strumenti e metodi da applicare subito nel tuo lavoro quotidiano.

Per semplicità di utilizzo li divido in quelle che secondo me sono le cinque più grandi difficoltà che vive chi si trova, tutto d’un colpo, a lavorare in smart working.

 

Mantenere la concentrazione

Forse è la difficoltà principale. O almeno, anche io che sono abituata a lavorare da casa, in questi giorni trovo estremamente difficile restare concentrata e direzionare la mia attenzione verso il compito che sto eseguendo.

Ecco quello che mi sta aiutando:

  • la tecnica del pomodoro, per alternare brevi sessioni di lavoro concentrato a piccole pause;
  • Noisli, un’app online gratuita con suoni ambientali: mi isola per un po’ e riesco a restare sul pezzo;
  • Cold Turkey Writer, quando devo scrivere: disattiva tutti gli altri programmi e mi permette di settare un obiettivo di scrittura, che sia di tempo oppure di parole.

 

Organizzare lo spazio di lavoro

Impostare uno spazio di lavoro in casa, a meno che tu non abbia uno spazio dedicato a quello, non è un’impresa semplice.

Ecco qualche consiglio:

 

Organizzare le comunicazioni

Fuori dall’ufficio e in situazioni di quarantena come quella in cui stiamo vivendo ora, la tecnologia è l’unico alleato in grado di garantirci la connessione con colleghi, clienti, fornitori ma anche amici e famigliari.

Ecco i miei consigli:

  • pensa all’obiettivo della tua comunicazione e scegli lo strumento più adatto, se puoi concordalo con i colleghi e cerca di non fare confusione:
    • il telefono per le sole urgenze;
    • la mail se devi allegare documentazione, se non hai particolare fretta di ricevere una risposta e/o per aggiornare capo e colleghi dell’avanzamento del tuo lavoro a fine giornate;
    • la chat per comunicazioni rapide e per restare in contatto con i colleghi o magari per una pausa veloce;
    • i meeting online se è necessario confrontarsi su tematiche più o meno complesse e/o prendere decisioni rispetto a un problema;
  • attenzione a non esagerare con le email: sono sicuramente lo strumento di comunicazione prediletto in azienda ma, soprattutto in situazioni di smart working, possono aumentare a dismisura e causarti grandi perdite di tempo. Ecco qualche consiglio per utilizzarle ma in maniera snella e veloce;
  • utilizza Doodle per organizzare meeting online e sondare la disponibilità dei partecipanti. Risparmierai un sacco di messaggi e tempo inutile.

 

La gestione del tempo se lavori da casa

Questo è un altro aspetto drammatico, che si collega con la difficoltà a mantenere focalizzata l’attenzione sul compito.

  • Conosci la legge di Parkinson? Leggi qui e prova a darti dei limiti, flessibili ma ben definiti;
  • La lavatrice ti chiama mentre lavori da casa? Con una lista di mantenimento puoi provare ad organizzare le faccende di casa, anche in questi difficili tempi di smart working forzato;
  • Prova a fare “batching” per non perdere tempo: esegui tutte le attività simili insieme. Per esempio, cucina in abbondanza una volta sola, congela e vivi di rendita per qualche giorno. Rispondi alle mail in una singola sessione di 20 minuti, poi spegni l’account di posta e dedicati ad altro prima di riaccenderlo. Cose così.

 

Mantenere alta la produttività

Questi sono consigli sempre validi, indipendentemente dal periodo.

 

Le difficoltà dello smart working: vuoi contribuire?

Questa raccolta potrebbe diventare un punto di riferimento per tutti quelli che stanno vivendo con fatica questa nuova realtà lavorativa. Se hai metodi, strumenti, consigli che nel tuo caso ti hanno aiutato a lavorare meglio, condividili nei commenti oppure scrivimi una mail a ciao@chiarabattaglioni.it affinché io possa integrare il post.

Inoltre ti invito a seguire sulla pagina Facebook di SPELL, società di formazione con la quale collaboro da diversi anni, il progetto “Si connetta chi può!” pensato per tutti quelli che come te hanno bisogno di affrontare questo momento con strumenti utili e anche un po’ di ironia. Ci sarò io con una piccola rubrica sull’organizzazione ma tanto altro ancora.

#andràtuttobene

#iorestoacasa

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Chiara Battaglioni
Chiara Battaglioni
Ciao, sono Chiara Battaglioni e lavoro a fianco dei freelance per allenare le loro capacità organizzative tramite consulenze individuali personalizzate e percorsi formativi. Contribuisco a diffondere la cultura dell’organizzazione personale sul lavoro, attraverso il podcast Work Better e il lavoro che svolgo per APOI, l’Associazione dei Professional Organizers italiani, di cui sono associata Senior e membro del consiglio direttivo.