Organizzazione del desktop: come fare?

Nel post di oggi ti racconto il lavoro eseguito con Annamaria, una cliente che aveva necessità di migliorare l’organizzazione del desktop e delle cartelle di lavoro all’interno del computer.

Annamaria è una traduttrice. Il suo lavoro richiede la presenza in locale di numerosi file e applicazioni necessari al processo di traduzione (software specifici, raccolte di vocaboli e termini tecnici).

Inoltre, lavorando da casa, il computer rappresenta un hub per la raccolta di informazioni legate anche ad altri interessi e ambiti della sua vita personale (viaggi, ricette di cucina, documentazione legata alla casa, ai figli, ecc.).

 

Organizzazione del desktop: decluttering e categorie

Il primo passaggio è stato quello di mettere a fuoco insieme le sue necessità individuando i programmi utilizzati con maggior frequenza, i file legati a lavori aperti in quel momento (e che quindi dovevano restare facilmente raggiungibili), separandoli da tutto il resto.

Distinguendo i documenti in due categorie rispetto alla frequenza di utilizzo è stato facile fare una prima suddivisione che a colpo d’occhio ha reso il desktop più “leggero” e facile da utilizzare.

Sul desktop abbiamo lasciato infatti solo file di progetti attualmente in corso e i collegamenti ad applicazioni utilizzate quotidianamente.

Primo respiro di sollievo 🙂

Tutto il resto è stato poi spostato all’interno dell’archivio.

Abbiamo individuato le categorie più funzionali al lavoro e alla vita privata di Annamaria. Parte del lavoro era già stato impostato precedentemente ma poiché la vita cambia non è detto che la struttura dell’archivio digitale resti sempre la stessa.

E così abbiamo colto l’occasione per un aggiornamento.

Abbiamo pertanto ridefinito il sistema di categorie e un po’ alla volta, insieme ma anche individualmente tra una sessione di consulenza e l’altra, abbiamo spostato i diversi file da una cartella all’altra, non senza eliminare il superfluo (file e/o collegamenti doppi, file automatici creati da programmi non più in uso, vecchi documenti ormai scaduti, ecc.)

 

Il feedback di Annamaria

Una volta completato il lavoro sul dekstop ci siamo poi concentrate su altri strumenti di lavoro, come l’email e il calendario. Ma questa è un’altra storia 😉

Ecco quello che ha scritto Annamaria rispetto al lavoro svolto insieme:

Ho contattato Chiara perché sentivo la necessità di rivedere le mie abitudini organizzative.  L’ho trovata disponibile, veloce, aggiornata, “sul pezzo” su tutti gli strumenti che abbiamo approfondito. I suoi consigli, da come eseguire un “decluttering” sistematico dello schermo del PC, a come organizzare in modo efficace le cartelle di Gmail, o a pianificare le attività e gestire le priorità con il calendario mi sono stati preziosi e utili per la soddisfazione nell’organizzazione ottimale del lavoro. 

Annamaria Bergomi – Traduttrice professionale EN, FR > IT

 

Cosa puoi fare tu per organizzare il desktop

Ecco qualche consiglio per te da mettere in pratica subito per ottenere un desktop organizzato:

  • Scarica gratuitamente gli screensaver che trovi sulla pagina RISORSE: individua quali sono i tuoi “preferiti” e i tuoi “to-do”. Tutto il resto, spostalo nell’archivio;
  • All’interno dell’archivio, individua poche e semplici categorie all’interno delle quali organizzare i tuoi file. Trova un equilibrio: una categoria efficace non deve essere né troppo ampia (se no continua a regnare sovrana la confusione) nè troppo specifica (per non ritrovarti in un gioco di scatole cinesi con una nidificazione delle cartelle da far ammattire anche il più organizzato tra i freelance);
  • Elimina con coraggio quello che non ti serve più (che sia un file o un programma o una mail) ma se proprio non te la senti…
  • Libera il computer creando un archivio esterno (su hard disk o cloud) per avere una copia di backup: se ti serve una mano, ho scritto questo articolo e creato una checklist per te.

Buona organizzazione!

Iscriviti alla newsletter, ogni mese due diversi tipi di email:


  • Live del mese che raccoglie tutti gli eventi durante i quali possiamo incontrarci di persona;
  • Newsletter di approfondimento che sviluppa un tema principale: uno strumento e/o un metodo organizzativo, una problematica di organizzazione del lavoro


Inserendo la tua mail, accetti di iscriverti alla mia newsletter mensile. Tratterò i tuoi dati con il massimo rispetto (qui le condizioni sul trattamento dei dati personali).

Chiara Battaglioni
Chiara Battaglioni
Ciao, sono Chiara Battaglioni e lavoro a fianco dei freelance per allenare le loro capacità organizzative tramite consulenze individuali personalizzate e percorsi formativi. Contribuisco a diffondere la cultura dell’organizzazione personale sul lavoro, attraverso il podcast Work Better e il lavoro che svolgo per APOI, l’Associazione dei Professional Organizers italiani, di cui sono associata Senior e membro del consiglio direttivo.