Organizzare le email: come fare?
Ti è mai capitato di perdere più di 5 minuti a cercare un’email nella casella di posta senza riuscire a trovarla?
Non trovare quel messaggio che sai per certo di aver ricevuto è qualcosa di tremendamente antipatico.
Ti innervosisci, perdi tempo (prezioso) e ti stressi ancora di più.
A volte, la ricerca del messaggio nel box “Cerca” è sufficiente a levarci dagli impicci, ma spesso i risultati che rispondono ai requisiti della ricerca sono comunque troppi e i messaggi vanno aperti uno per uno per trovare quello che stai cercando.
E allora come fare?
Nel post di oggi ti spiego come organizzare meglio la casella di posta elettronica.
Riduci il carico
Il primo passo da compiere per avere un inbox più organizzato è sicuramente ridurre il carico di email in arrivo.
Ma anche se riduciamo il carico, le email che restano da sistemare sono comunque un bel pò.
Ad alcune dobbiamo rispondere, altre ci danno informazioni che vogliamo conservare per il futuro, altre ancora sono state inviate e sono in attesa di una risposta da qualcun altro.
La prima cosa da fare è quella di assegnare ogni email ad un contesto e/o ad un progetto di riferimento.
Crea tante categorie quanti sono i tuoi progetti in attivo.
Ognuno di noi deve trovare e realizzare il proprio sistema perchè non ci sono regole universali.
In un caso, la semplice distinzione CASA e LAVORO potrebbe bastare perchè le email in entrata sono numericamente poche.
In altri casi, la categoria CASA potrà avere altre sotto categorie come per es. ASSICURAZIONI, MEDICO/SALUTE, SCUOLA BAMBINI, ecc.
Allo stesso modo la categoria LAVORO potrà comprendere: le varie cartelle CLIENTE (ognuna con il nome del cliente di riferimento), le diverse cartelle di PROGETTO, la cartella AMMINISTRAZIONE, che potrà comprendere FATTURE DI ACQUISTO, FATTURE DA PAGARE, FATTURE INVIATE e così via.
E’ importante qui prendersi un momento per pensare a come strutturare i contenuti.
Basta un foglio, una penna e 10 minuti da dedicare alla pianificazione per risparmiare molto più tempo nella fase di implementazione.
Le regole e i filtri della casella di posta possono venirci in aiuto: per esempio possiamo inserire la regola per cui ogni messaggio in arrivo da clienteMario@mail.it finisca automaticamente nella cartella CLIENTE MARIO.
Cartelle utili per tutti
Una volta creata la struttura, esistono poi due o tre cartelle trasversali “mai più senza” che vale la pena tenere in considerazione.
Non sono cartelle (o etichette, se lavori con Gmail) legate ad un contesto specifico, quanto più ad un’azione da intraprendere o ad una fase del flusso di lavoro.
La cartella (o etichetta) DA FARE e le sue derivate (per es. RICHIEDE UNA RISPOSTA, FATTURE DA PAGARE, ecc.) raccoglie tutte quelle email che richiedono un’azione da parte nostra. E’ utile averla sempre in cima alla lista delle nostre cartelle (per es. inserendo un simbolo davanti come @ o *) e consultarla ogni volta che pianifichiamo il nostro lavoro e la nostra lista di cose da fare.
Una volta che l’attività richiesta viene completata, la mail potrà essere archiviata nella relativa cartella di progetto.
Chi lavora con Gmail può utilizzare due etichette sulla stessa mail: un’etichetta relativa al progetto di riferimento della mail e un’etichetta “da fare”. Portata a termine l’attività basterà eliminare l’etichetta “da fare”, conservando l’etichetta di progetto e archiviare l’email.
Una seconda cartella assai utile è quella delle cose IN ATTESA: risposte che stiamo aspettando, documenti che ci devono essere inviati, attività che abbiamo delegato (una sotto cartella potrebbe infatti essere chiamata DELEGATI).
Le mail all’interno della cartella in attesa, al contrario di quelle nella cartella DA FARE, non richiedono un’attività da parte nostra.
Sono tuttavia fondamentali per mantenere il controllo sulle attività che abbiamo delegato e su tutto ciò che, pur dipendendo dal lavoro di qualcun altro, deve arrivare nelle nostre mani.
Sarà sufficiente impostare una revisione periodica di questa cartella (aiutati con un timer, se pensi di dimenticartelo) ed effettuare gli opportuni solleciti quando le risposte tardano ad arrivare.
Vuoi provare ad applicare questo metodo?
Fammi sapere come è andata nei commenti!
