La regola dei tre

Hai presente quando le liste di cose da fare raggiungono lunghezze da rotolo di carta igienica che altro che la Divina Commedia?
Hai mai provato quella sensazione di nodo alla gola quando nuove urgenze si accavallano a vecchie urgenze e tutto diventa talmente complicato da districare che A) o ti metti a urlare (e lo fai!) o B) vai nel panico cercando disperatamente di pianificare qualcosa di sfuggente come l’acqua…

STOP!
È ora di fermarsi e di fare un bel respiro profondo.
Un trucchetto esiste. E si chiama la regola dei tre.
Utile per gestire anche quelle settimane che sembra non finiscano mai.

 

Una lista ti salverà

Scrivere è uno dei pilastri portanti dell’organizzazione.

Scrivere liste, poi, è ancora più efficace.

Un pò come lo scalogno al posto della cipolla, le to do list sono il non plus ultra dell’organizzazione moderna.

Quello che le nostre nonne appuntavano su una lavagnetta con il gesso o una calamita sul frigorifero è diventato:

  • una lista della spesa condivisa sullo smartphone con il proprio compagno/a
  • un quaderno con la lista delle cose felici
  • una serie di excel sul computer divisi per progetto e uno dedicato alle seccature del cliente che ogni 5 minuti se ne inventa una nuova da fare

Liste a casa, liste al lavoro, liste suddivise per progetti, liste di cose delegate, liste per una persona di riferimento.
Tutto questo è fantastico e sicuramente ci aiuta nella gestione quotidiana delle attività.

 

Mica per niente ho creato un corso per imparare a fare liste 😉 Vuoi vederlo?

 

Ma come fare in quelle settimane (perchè ci sono, eccome se ci sono!) in cui la mole di voci nelle nostre liste, per quanto perfettamente organizzate, supera l’umana comprensione e la testa inizia a pulsarci?

**Per precisare. Non sto per darti una soluzione che ti cambierà la vita. Ti voglio consigliare un’idea, giusto così, per vedere come va. Se poi decidi di optare per l’urlo libero, non sarò di certo io a fermarti!**

 

La regola dei tre

La regola dei tre è tornata a galla nelle mie letture di approfondimento nelle ultime settimane ed è cascata a fagiolo.

Si tratta di una regola molto semplice.

Come prima cosa, parti dal presupposto che …

 

NON PUOI FARE TUTTO!

 

Lo so, anche a me piacerebbe (in effetti soffro abbastanza di sindrome dell’eroe, quella della serie “posso fare tutto io! Ce la faccio! Ti risolvo io tutti i problemi!”). Tuttavia, nella realtà, le risorse a tua disposizione, il tempo, ma anche e sopratutto le energie fisiche e mentali non sono inesauribili. Vanno via via riducendosi, se non presti le dovute attenzioni al risparmio e all’ottimizzazione ma soprattutto al recupero una volta esaurite.

 

Partendo da questo concetto, è giunto il momento di fare una scelta.

 

Quali sono le tre cose che nella giornata di oggi devi assolutamente fare?

Quali sono le tre cose importanti che a fine giornata vorresti fossero concluse perché sai che grazie anche solo a quelle tre avrai ottenuto (almeno in parte) i risultati che volevi raggiungere?

 

Queste sono le domande da porsi. E una volta fatte, SCEGLI.
Saper discriminare tra cosa è importante da cosa non lo è, senza farsi dominare da cosa invece è urgente (soprattutto se urgente per qualcun altro e non per te), è la chiave per riuscire ad ottenere di più, focalizzando le energie. Specie se in questo momento ti senti sommerso e sopraffatto dai troppi impegni.

 

Un approfondimento

Mi piacerebbe darti qualche spunto di riflessione in più.

Intanto perchè regola dei “tre” e non quattro? O due?
Nel suo “The Productivity Project”, Chris Bailey da un’interessante riflessione, ovvero:

 

[il numero tre] è abbastanza grande da contenere le attività principali che vuoi portare a compimento, ma abbastanza piccolo per non perdere di vista ciò che è davvero importante.

 

Detto questo, se pensi che per oggi le prime due attività che hai scelto siano abbastanza per sentirti soddisfatto del lavoro quotidiano, allora va bene così. Ciò che conta è il tuo grado di soddisfazione a fine giornata.
Se te ne dovessero servire quattro, bene anche così. Cerca però sempre di non strafare per non partire subito con il fiatone.
Già lo sai, sarà una settimana impegnativa!

 

Un altro accorgimento che potresti provare è quello di impostare la regola dei 3 non solo su base giornaliera, ma anche su base settimanale, ovvero “quali sono i tre traguardi che intendi raggiungere questa settimana?”
L’impostazione su base settimanale ti aiuterà ad avere una visione più ampia del tuo percorso.

 

Infine, visto che come ogni nuova abitudine richiede un pò di impegno per diventare tale, inizia impostando due sveglie durante la giornata in occasione delle quali fai mente locale sui tuoi tre obiettivi della giornata e verifica se sei ancora in carreggiata.

 

No?! Allora un bel respiro e prova a ripartire!
Buona settimana!

 

La regola dei tre sta alla base di una lista MIT (Most Important Things o Tasks). Quello delle liste è un mondo affascinante e può sembrare complesso. Per questo ho creato un corso tutorial che ti spiega in maniera facile come progettare una volta per tutte il tuo sistema di liste. Prova le lezioni gratuite e vedi se è il corso online che fa per te.

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Chiara Battaglioni
Chiara Battaglioni
Ciao, sono Chiara Battaglioni e lavoro a fianco dei freelance per allenare le loro capacità organizzative tramite consulenze individuali personalizzate e percorsi formativi. Contribuisco a diffondere la cultura dell’organizzazione personale sul lavoro, attraverso il podcast Work Better e il lavoro che svolgo per APOI, l’Associazione dei Professional Organizers italiani, di cui sono associata Senior e membro del consiglio direttivo.