Imparare a delegare: cosa significa

Alcuni anni fa ho iniziato a delegare parte del lavoro che per i primi anni di partita IVA facevo completamente da sola (o non facevo affatto).

Sarò onesta: quello della delega è un ambito nel quale mi sento in costante apprendimento.

Dopotutto, delegare è una delle attività (forse quella in assoluto) più difficili e impegnative da intraprendere per migliorare il proprio flusso di lavoro.

E se non trovassi la persona giusta che fa per me?

Delegare costa: ho appena iniziato la mia attività e non posso permettermelo…

Da quali attività potrei iniziare a delegare?

E se poi il risultato non soddisfa le mie aspettative di qualità e impiegassi il doppio del tempo per rifare tutto?

Questi sono solo alcuni dei dubbi e delle paure che vivono le persone che vorrebbero delegare ma non sanno come farlo e da dove iniziare.

In questo post vorrei condividere con te quello che ho appreso attraverso l’esperienza ma anche alcune storie e casi reali di attivazione di un processo di delega, mio e di un paio di clienti con cui ho lavorato.

INDICE

Cosa significa delegare

Delegare significa assegnare o trasferire l’autorità o la responsabilità di svolgere operativamente una serie di attività o singoli compiti, come specifiche parti di un processo, a un’altra persona.

Quando si delega, si affida a un’altra persona l’incarico di eseguire una determinata attività, mantenendo però la responsabilità finale. Ciò consente di distribuire il carico di lavoro e, a delega ultimata, risparmiare tempo ed energie mentali. Nonostante questo la persona responsabile dell’esito finale sei e sarai sempre tu, e questo non va dimenticato perché impatta in modo considerevole su tutto il processo di delega.

La delega, dal mio punto di vista, è un soluzione strategica che offre quattro vantaggi principali.

Libera il tuo tempo

Sai già che non puoi avere più di 24 ore al giorno, ma se alcune di queste le liberi permettendo a qualcuno di completare qualcosa dalla tua to-do-list, ecco che ti sembrerà di averne di più per tutto quello che è importate per te.

Aumenta la quantità e la qualità dei tuoi risultati

Grazie alla delega, puoi fare di più, in termini di risultati, e meglio, perché puoi affidare un’attività a un/a professionista o un/a collega espertə (o più espertə di te) in quell’ambito.

Sfrutti a pieno il tuo potenziale individuale come manager

Se il tuo ruolo è quello di coordinare e guidare un gruppo di persone che lavora con te, in qualità di manager ma anche come professionista che sta crescendo e che sta creando il proprio team, sempre meno il tuo lavoro sarà operativo e la delega è lo strumento essenziale da cui partire per allenare le tue nuove e necessarie competenze: la comunicazione, l’assertività, l’ascolto e la comprensione del potenziale delle persone di cui ti circondi, la leadership, la negoziazione, ecc. E in questo modo puoi crescere come professionista e come persona.

Liberi il potenziale umano delle persone che lavorano con te

Se c’è una risorsa di cui puoi contribuire ad accrescere il valore nel tempo, quelle sono le persone. Non puoi farlo con le macchine, non puoi farlo con gli strumenti. Ecco perché la delega è uno strumento per l’investimento futuro. Difficilmente puoi considerarla solo un costo (se fatta bene, ovviamente).

Le ragioni per cui ho iniziato a delegare

Se vuoi, puoi ascoltare la prima parte della mia storia direttamente dalla mia voce, ascoltando questo episodio di Work Better.

Come ti dicevo in fase di apertura di questo articolo, ho iniziato a delegare già diversi anni fa.

L’ho fatto per gradi e ogni passaggio è stato motivato da ragioni differenti. Ecco quali.

A due anni e mezzo dall’apertura della partita IVA, per migliorare la percezione della mia professionalità, affidando il mio sito nelle mani di Federica Campanaro.

Il primo sito lo avevo progettato da sola con WordPress, con l’aiuto dei forum, un tema semplice e versatile e un paio di competenze che mi portavo dal mio vecchio lavoro.

Sbatterci la testa da sola per due anni mi ha permesso di comprendere i meccanismi dello strumento e di poter dialogare ancora meglio con la persona che se ne sarebbe poi presa cura.

Con quella prima delega, Federica ha rinnovato completamente il sito e gli ha dato una struttura e la giusta rappresentazione della professionalità che sentivo di aver raggiunto dopo i primi due anni di studio, prove ed esperimenti come professional organizer. È tuttora parte del mio staff (il sito è infatti sempre in evoluzione), insieme alla SEO specialist Marianna Brogi che mi aiuta a far fiorire il blog che stai leggendo.

A quattro anni dal primo articolo del blog, in piena pandemia, ho chiesto una mano per aprire un nuovo canale di comunicazione.

Ho lavorato con la fotografa Francesca Parolin al mio profilo Instagram per un paio di anni a partire da marzo del 2020.

Le immagini fotografiche non sono il mio forte così come l’ansia da telecamera era notevole (se ne é andata ma con grande dispendio di energie e allenamento).

Instagram si è rivelato per me un canale fortunato, entrato a pieno titolo nella mia strategia di comunicazione, tanto da aver scelto di affidarmi con continuità a una social media manager esperta di Instagram, Marvi Santamaria, che mi aiuta a tradurre in contenuti fruibili per il canale il mare di testo che continuo a produrre per la newsletter settimanale, il podcast e il blog.

Al compimento dei sei anni di partita IVA, ho delegato ancora per liberare spazio mentale.

Il lavoro è aumentato e il mio progetto imprenditoriale inizia a decollare: la mia presenza è richiesta nelle consulenze con i clienti che seguo individualmente o con i loro team di lavoro, nella formazione in azienda, ad eventi in giro per l’Italia (e persino in Spagna!)

Con il tempo poi è arrivato Palabàn, il mio progetto più ambizioso, e sono diventata mamma.

Sento quindi sempre più forte il bisogno di spazio (soprattutto mentale) e altro tempo per pensare, progettare il futuro, creare i contenuti giusti che possono essere di aiuto ai miei clienti e alle persone che mi seguono.

Per avere questo spazio – tempo devo cercare di alleggerire le incombenze che sono di tipo più pratico e operativo.

Ed ecco che il mio staff si è progressivamente allargato:

  • Silvia Manzoni mi supporta con tutto ciò che passa per email, dalle newsletter settimanale ai recap e ai promemoria delle attività di Palabàn, fino alle automazioni e a ciò che serve per far funzionare meglio la mia palestra dell’organizzazione
  • Tommaso Nuti e lo staff di Tomura, che mi affiancano nella definizione della strategia e della crescita di Palabàn
  • Antonella Cafaro a cui ho affidato le gestione della mia amministrazione

Come vedi dalla mia storia personale, la delega stessa è un processo continuo, che può entrare in punta di piedi nel tuo lavoro, ma se ben progettata resta con te a lungo e si espande, fino a coprire poco alla volta tutte le tue necessità.

Cosa delegare

Stephen Covey, nel suo libro “Le 7 regole per avere successo”, propone questa differenza.

La delega operativa è quella più semplice in cui identifichi la persona a cui affidare un compito, le dici cosa ti aspetti e come deve farlo e lei ti avvisa appena ha finito.

È una delega molto basilare. Libera tempo ma non è necessariamente strategica.

Non richiede un grande investimento di energie e pianificazione, ma non è sempre detto che il risultato corrisponda agli standard attesi.

Da attivare nei casi più semplici. È comunque uno strumento da tenere in considerazione.

La delega di responsabilità è a tutti gli effetti una leva, che alleggerisce il carico di lavoro sulle tue spalle ma come strategia a lungo termine. Infatti, per essere attivata richiede una tua riflessione, impegno e attivazione su 5 aree fondamentali: i risultati desiderati, le linee guida operative, le risorse, la valutazione dell’operato e le conseguenze attese.

Come puoi intuire, questo tipo di delega è più impegnativa da impostare ma restituisce valore in modo direttamente proporzionale all’impegno che investi su di essa.

Per iniziare, puoi partire da una delega operativa, come ad esempio:

  • la revisione dei testi (per i tuoi contenuti, per i tuoi documenti)
  • la fatturazione
  • la creazione di un sito web per la tua attività (magari anche solo dell’infrastruttura e tu ti occupi dei testi)
  • un servizio fotografico
  • il logo o il naming di un prodotto o servizio

per arrivare, con il tempo, a una delega di responsabilità come potrebbe essere:

  • la strategia per i tuoi canali social
  • l’organizzazione di un evento
  • la gestione della tua casella di posta elettronica
  • la gestione della tua agenda.

Inoltre, ricorda, che non devi (per forza) delegare tutto.

Noto che molto spesso una resistenza alla delega è dovuta all’idea che per avere una delega efficace sia necessario delegare TUTTO all’interno di un processo. Non deve essere necessariamente così.

Ti faccio un esempio che vivo sulla mia pelle: la gestione della mia newsletter.

Io mi occupo da sempre dei testi e dei contenuti: li scrivo e li revisiono.

Poi li passo alla mia assistente che li impagina all’interno del programma di invio, inserisce i link, formatta i titoli, integra le immagini.

Dopodiché mi invia il prodotto finale per la revisione, io lo rileggo, eventualmente modifico e programmo la newsletter per l’invio automatico il sabato mattina.

Per arrivare a questo, mappare il processo in tutte le sue fasi (spacchettare le diversi fasi e le singole azioni di un lavoro) ti aiuta a vederne le componenti e a identificare quelle parti che possono essere delegate più facilmente. Specie se ti trovi ad affrontare un primo approccio alla delega.

La cosa bella è che:

  • iniziare a delegare una piccola parte ti permette di partire e almeno iniziare a delegare qualcosina, con investimenti di tempo, energia e soldi contenuti;
  • puoi conoscere, attraverso il lavoro insieme e l’esperienza, l’altra persona e allenare la fiducia, vedere come vi trovate a lavorare insieme;
  • e se poi ti accorgi che va tutto bene, ecco che puoi espandere la tua delega anche ad altre parti del processo (o di altri processi) e delegare sempre di più.

Si può imparare a delegare?

Assolutamente sì. Io ci credo.

Tuttavia ti invito a non prendere questa iniziativa sottogamba perché attivare un processo di delega richiede:

  • tempo: forse avresti detto il contrario, ma non è così. Prima di arrivare al risultato finale bisogna investirne davvero tanto, sia prima che durante il processo stesso;
  • impegno e cura nel creare il processo e aggiustarne il tiro quando necessario;
  • attenzione e ascolto nella relazione con la o le persone che entrano a far parte della tua squadra;
  • e anche un po’ di sana attitudine al rischio e un pizzico di fortuna per trovarle queste persone, quelle che siano davvero giuste per te, allineate ai tuoi valori e alle tue aspettative.

In Palabàn, ho dedicato un corso solo ed esclusivamente a questo argomento. Se vuoi, puoi unirti a noi nella palestra per allenare la tua organizzazione da questa pagina.

Nel mentre però puoi leggere le storie di due tra i miei clienti con cui ho lavorato proprio nella definizione, progettazione e avvio di un processo di delega.

La storia di Luca, imprenditore

Luca è un imprenditore. Gestisce la carrozzeria di famiglia insieme al padre; rappresenta a tutti gli effetti la nuova generazione. Legato al valore dell’azienda che il papà ha saputo costruire negli anni ma con un occhio verso il futuro, nuovi servizi, nuovi modi di raccontare la propria professionalità.

Ne consegue che il lavoro di Luca non può più essere legato esclusivamente all’officina e al lavoro operativo (che comunque non può mancare nella sua pianificazione settimanale, visto che è quello che ama di più fare). Infatti la gestione del lavoro di “ufficio”, è sempre più preponderante nella sua giornata.

Insieme abbiamo cercato di ottimizzarlo al meglio individuando degli orari di massima di suddivisione del suo tempo, distribuendolo tra officina e ufficio.

Abbiamo poi automatizzato alcune procedure utilizzando delle checklist a supporto, per esempio, delle richieste di preventivo e soprattutto individuando quali attività potevano essere delegate ad un assistente esterno all’azienda.

La scelta di Luca è stata infatti quella di affidare ad un’assistente virtuale la preparazione di alcune tipologie di preventivi specifici come la sostituzione delle gomme, attività tendenzialmente “meccanica” che a lui occupava diverso tempo, tempo che ha poi potuto liberare a favore di un approccio più consulenziale su lavori più complessi e di un tempo di qualità da dedicare ai suoi clienti.

La storia di Viola, psicoterapeuta

La storia di Viola è ancora diversa.

Lei è una psicologa e psicoterapeuta specializzata in disturbi dell’apprendimento.

Una fetta rilevante del suo lavoro consiste nell’offrire valutazioni che si concretizzano in articolate relazioni di quanto osservato durante l’incontro con il/la piccolo/a paziente.

La redazione di queste lunghe relazioni è un lavoro oneroso in termini di tempo ed energie ma è fondamentale per offrire una prima analisi della situazione per poi valutare insieme alla famiglia un eventuale percorso di supporto in seguito.

Viola collabora con Angela, una collega più giovane che si sta formando in questo ambito specifico: il lavoro sulle relazioni è perfetto per poter apprendere sempre più da vicino le diverse sfumature di questo delicato mondo che sono i disturbi dell’apprendimento.

Insieme a Viola e Angela, abbiamo progettato un flusso di lavoro che permetta a entrambe di lavorare sulla relazione prima e sul paziente poi in maniera efficace ed efficiente, senza disperdere energie nel cercare le informazioni e avendo sempre chiaro lo stato di avanzamento di lavoro su ognuno dei pazienti seguiti.

Nel loro caso la scelta che abbiamo fatto è stata quella di affidarsi a uno strumento digitale (abbiamo scelto Trello) collegato con Google Drive (dove fisicamente si trovano i file delle relazioni su cui entrambe lavorano a quattro mani) per avere sempre una visione d’insieme del carico di lavoro e del suo avanzamento.

La scelta di appoggiarsi a una procedura in remoto era per loro prioritario perché entrambe non si trovavano in studio sempre nello stesso momento, perché impegnate su altri lavori o lavorando a volte anche da casa.

Conclusioni

Come hai visto, non esiste un’unica via alla delega.

Si può partire dal piccolo ed espandersi poco a poco, lavorando per miglioramenti continui e ottimizzando le risorse in modo incrementale.

Si può scegliere di concentrarsi solo ed esclusivamente su un processo, quello centrale del proprio lavoro, per ottenere il massimo risultato con un investimento mirato.

La scelta è tua.

Tuttavia la delega resta per me uno dei più potenti strumenti organizzativi. È un investimento, ed è un investimento importante: non parlo di soldi, ma di tempo e presenza perché per farlo funzionare quest’ultima è imprescindibile, anche se assume formati diversi in base allo stadio di evoluzione.

Per capire come e cosa delegare è importante capire quali sono i tuoi processi e mapparli affinché tutto funzioni: per fare questo un pacchetto di consulenze con me può toglierti quei dubbi che, oggi, ti impediscono di delegare con efficacia.

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Chiara Battaglioni
Chiara Battaglioni
Ciao, sono Chiara Battaglioni e lavoro a fianco dei freelance per allenare le loro capacità organizzative tramite consulenze individuali personalizzate e percorsi formativi. Contribuisco a diffondere la cultura dell’organizzazione personale sul lavoro, attraverso il podcast Work Better e il lavoro che svolgo per APOI, l’Associazione dei Professional Organizers italiani, di cui sono associata Senior e membro del consiglio direttivo.