Organizzazione e app: cosa puoi fare con Evernote

Organizzati. Lavora in modo migliore. Ricorda tutto.

Così si presenta Evernote, una delle più conosciute app di produttività in circolazione.

Conosco Evernote da tanti anni: è entrato presto a far parte del mio sistema di organizzazione quotidiana e per ora non ne è ancora uscito.

Con il tempo e la pratica ho personalizzato il modo in cui lo utilizzo per adattarlo alle mie esigenze. Credo infatti che uno dei suoi principali punti di forza sia la versatilità: lo puoi utilizzare in mille e uno modi. La community degli sviluppatori è molto attenta all’utilizzo che ne fanno gli utenti e propongono spesso aggiornamenti e miglioramenti alla piattaforma.

Prima di scoprire cosa fare con Evernote, facciamo un passo indietro e scopriamo meglio la piattaforma.

Evernote: gli elementi principali

Evernote può essere paragonato ad una libreria personalizzata: sugli scaffali ci sono tanti raccoglitori quante le materie che stai studiando.

Ogni raccoglitore può contenere innumerevoli fogli relativi ai sotto argomenti di una stessa materia.

Funziona così.

Ti iscrivi e crei il tuo account personale. La registrazione è gratuita e la versione Basic contiene già tutte le funzionalità principali. La versione Premium aggiunge funzionalità ancora più performanti, soprattutto per le aziende e i grandi team di lavoro. Onestamente, in tutti questi anni, ho conosciuto solo professionistə tranquillamente felici della loro versione gratuita. Io sono tra questi.

Una volta attivato l’account hai accesso all’app da tutti i device: online, desktop, tablet, smartphone. Con sistema operativo iOs e/o Android.

Unico limite: nella versione gratuita, puoi associare ad uno stesso account solo due dispositivi. L’accesso online è sempre libero, ma puoi scaricare l’app solo su un computer e un tablet, non su computer, tablet e smartphone. Scegli quindi gli strumenti che pensi di utilizzare maggiormente.

Poi puoi iniziare a creare quelli che Evernote chiama “taccuini”. Sono, metaforicamente, i raccoglitori ad anelli della tua libreria. Puoi riunire all’interno di “pile” o “stack” più taccuini di diverso argomento. Per esempio, sei hai una passione per la cucina e ti piace raccogliere ricette dal web, puoi creare una pila dal nome “Ricette” e dentro una serie di taccuini che si chiamano “Primi piatti”, “Dolci”, ecc.

All’interno dei taccuini ci sono le “note”: si tratta dei singoli fogli (note scritte, ritagli dal web, ecc.). Nell’esempio, le note saranno le singole ricette che intendi salvare, per es. “Crostata di mele”.

Fin qui facile vero?

Cosa puoi salvare all’interno di una nota

Le note possono essere di diverso tipo:

  • Appunti presi a mano da te
  • Ritagli di pagine web
  • Segnalibri, ovvero il vero e proprio link della pagina web
  • Versioni semplificate (ovvero pulite da tutti gli elementi di formattazione e impaginazione) di una pagina web.

Possono contenere:

  • Semplice testo
  • Immagini
  • Tabelle
  • Note audio registrate da te
  • File allegati
  • Link
  • Liste di cose da fare (che possono essere di volta in volta spuntate).

Insomma, un vero e proprio quaderno digitale in cui puoi inserire di tutto.

Per esempio, l’ho consigliato a una psicoterapeuta per tenere traccia del percorso seguito con un paziente: non potendo prendere note in digitale durante la seduta, le funzioni di dettatura vocale e integrazione delle foto dei suoi appunti le permetteva, una volta terminato l’incontro e in tempi molto brevi, di fissare nella nota le riflessioni sul percorso terapeutico, in modo da non perdere traccia di nulla e ritrovare tutto nei giorni successivi.

Ho suggerito poi Evernote anche ad un avvocato per riunire, in un’unica nota, la checklist dei documenti da produrre per ogni cliente e lo stato di avanzamento della fatturazione.

Insomma, tante possibilità in un unico strumento. Peraltro gratuito.

Impossibile perdere qualcosa: i tag

Il motivo per cui è praticamente impossibile perdere qualcosa in Evernote sono i tag, le etichette che puoi aggiungere ad ogni nota. Il bello è che ne puoi aggiungere quante desideri.

La tua “crostata di mele” potrà infatti essere segnalata da tutti i seguenti tag: “dolci”, “mela”, “piace ai bambini”, “vegetariano” e chi più ne ha più ne metta.

Sarà quindi molto facile ritrovare tutto quello che hai archiviato senza sforzi e velocemente.

Bello no?

I modelli di Evernote: perché avere una guida è sempre utile

Il professional organizer è una guida che ti aiuta a personalizzare i metodi e gli strumenti organizzativi sulla base delle tue esigenze ed esiste proprio perché non a tutti questo processo viene immediato. Anzi.

Trovare, tra i mille metodi e strumenti sul mercato, quello giusto per te può essere un processo lungo e faticoso.

È il paradosso della scelta: più possibilità di scelta abbiamo, maggiore è la nostra libertà di movimento, altrettanto complicato sarà prendere una decisione.

Troppa scelta spesso rischia di non permetterci di scegliere affatto.

Ecco perché una guida risulta sempre utile nel momento in cui si inizia un percorso di miglioramento della propria organizzazione personale. Ed ecco perché anche Evernote ha messo a disposizione dei suoi utenti una serie di modelli pre compilati di note che puoi utilizzare in caso di bisogno.

A quale scopo?

Ti basta solo un clic per avere note migliori. Risparmia tempo e fatica con modelli facili da installare adatti a ogni esigenza. Sono completamente personalizzabili e riutilizzabili all’infinito.

Evernote

Nel momento in cui aggiorno questo articolo sono disponibili 75 modelli, organizzati in tre raccolte (per il lavoro, per la scuola, per la vita) e in 18 categorie tra cui:

  • Scrittura creativa
  • Getting Things Done® (GTD)
  • Casa e giardinaggio
  • Gestione delle risorse
  • Marketing e vendite
  • Incontri
  • Organizzazione di feste
  • Benessere personale
  • Gestione dei progetti
  • Scuola
  • Viaggio

Ti suggerisco di entrare nell’elenco e curiosare tra i modelli disponibili ma condivido qui con te la classifica dei miei preferiti:

  1. Tracking giornaliero per concentrazione ed energia: ovviamente fa un po’ concorrenza al mio Diario del Tempo (che puoi scaricare gratuitamente iscrivendoti alla mia newsletter) ma la consapevolezza delle nostre energie sta alla base di tutto, per cui … preferito! Assolutamente!
  2. Monitoraggio delle abitudini: cambiare un’abitudine è un duro lavoro. Richiede tempo, tanto impegno e soprattutto costanza. Questo modello ti aiuta a tenere traccia dei progressi. Mi piace molto!
  3. Infine, da P.O. quale sono, non posso che avere gli occhi a cuoricino per i modelli ispirati al metodo GTD® di David Allen e in particolare al modello della revisione settimanale, utilissimo per chi applica questo metodo nella sua organizzazione

Come utilizzo io Evernote

Per me Evernote è una vera e propria biblioteca di materiali di studio e di riferimento.

In particolare, utilizzo lo strumento per tre tipi di esigenze.

La prima, prendere appunti quando partecipo ad un corso o ad un evento.

Ho infatti un taccuino che si chiama “Corsi ed eventi” all’interno del quale salvo singole note che racchiudono tutti gli appunti che prendo in aula dal vivo. Uso i tag per segnalare i nomi dei docenti, i contenuti e gli argomenti trattati.

La seconda, prendere appunti dei libri che studio.

Mi piace prendere note e fare riassunti dei testi che leggo per lavoro e che trovo utili, per esempio, da proporre all’interno di un corso o da approfondire in un post del blog. In questo caso, mi capita spesso di aggiungere alla parte di testo anche delle immagini di una mappa mentale degli argomenti del libro in oggetto.

La terza, per salvare i migliori articoli letti in rete.

In questo caso, trovo molto utile il Web Clipper, un widget che puoi scaricare e integrare al tuo browser di navigazione preferito, il quale ti permette di salvare, mentre navighi, articoli, siti e ritagli della pagina web. Basta un clic, aggiungi i tag, indichi il taccuino in cui salvare la nota e il gioco è fatto!

In conclusione

Evernote è un ottimo strumento, facile da usare, per organizzare i tuoi appunti, la tua formazione e molto altro. Se ti interessa approfondire l’utilizzo di questo e di altri strumenti, all’interno di Palabàn, la palestra online che ho creato per allenare la propria organizzazione personale sul lavoro, troverai video tutorial, casi di studio e il confronto con una community di persone che come te vogliono migliorare i propri processi e guadagnare tempo per sé. Scopri se Palabàn fa al caso tuo!

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Chiara Battaglioni
Chiara Battaglioni
Ciao, sono Chiara Battaglioni e lavoro a fianco dei freelance per allenare le loro capacità organizzative tramite consulenze individuali personalizzate e percorsi formativi. Contribuisco a diffondere la cultura dell’organizzazione personale sul lavoro, attraverso il podcast Work Better e il lavoro che svolgo per APOI, l’Associazione dei Professional Organizers italiani, di cui sono associata Senior e membro del consiglio direttivo.