Come gestire le priorità con la matrice di Eisenhower

Questo articolo è stato pubblicato per la prima volta il 18 ottobre 2017. Lo trovi oggi aggiornato con alcune integrazioni e approfondimenti.

 

Tempo fa una persona mi ha scritto:

Ho difficoltà a non farmi prendere dalle cose improvvise: organizzo le mie giornate per fare le cose importanti, ma poi spesso per ansia mi faccio prendere dalle urgenti.

Ti è mai successo? Magari non è l’ansia, ma il capo, un cliente o un collega che reclama la tua attenzione e ti distoglie da quello che conta veramente.

Come gestire le priorità e le urgenze? Il primo passo che devi fare è riconoscerle. E lo puoi fare grazie ad uno strumento molto semplice ma potentissimo: la matrice di Eisenhower. Si tratta di uno strumento utile a prendere consapevolezza rispetto a come impieghi il tempo a tua disposizione.

Ti spiego come funziona.

 

Chi era Dwight “Ike” Eisenhower?

Dwight Eisenhower è stato il 34° presidente degli Stati Uniti d’America per due mandati dal 1953 al 1961, dopo essere stato comandante in capo delle forze americane durante la seconda guerra mondiale.

Durante la sua Presidenza [Eisenhower] implementò lo sviluppo dell’Interstate Highway System, il sistema autostradale degli Stati Uniti, firmò l’Atomic Energy Act per l’uso civile e militare dei materiali nucleari, creò la DARPA, Defense Advanced Research Projects Agency, responsabile per lo sviluppo delle nuove tecnologie militari e che avrebbe portato poi alla nascita di Internet, firmò l’atto costitutivo delle NASA. Nel frattempo, tra il 1948 e il 1953 era stato Presidente della Columbia University e nel 1951 fu il primo Comandante Supremo della NATO. In tutto ciò, non mancò di dedicarsi ai suoi hobby: golf e pittura.

Fonte: linkiesta.it

Insomma, Eisenhower aveva un evidente problema con la noia.

 

Come gestire le priorità: l’esempio di Eisenhower

Prova ad immaginare il Presidente, seduto alla sua scrivania nello studio ovale.
É ora di pranzo e gli viene servito un panino. Sta per addentarlo ma entra il Segretario di Stato con il documento per la costituzione della NASA.

Presumibilmente, nonostante la fame, Eisenhower mollerà il panino e si dedicherà alla revisione e alla firma del documento. Perché è consapevole che il lavoro al documento é decisamente più importante rispetto a mangiare il panino.

Immaginiamo ora che il Presidente abbia mangiato la sera prima una zuppa di fagioli.

Il panino viene servito, il Segretario di Stato é pronto con il documento per la firma, ma la pancia del presidente inizia a fare rumori inopportuni… Cosa pensi che farà immediatamente?

Ecco spiegata la differenza tra questioni urgenti e questioni importanti.

Le questioni importanti sono quelle attività a cui ognuno di noi attribuisce un valore rispetto ad una propria scala. Si tratta quindi di valori soggettivi, che cambiano da persona a persona e hanno a che fare con i risultati che ognuno di noi vuole ottenere.
Una questione importante potrebbe essere chiudere quel progetto che ti garantirà il lavoro per i prossimi mesi, incontrare quel cliente che vuole sviluppare una collaborazione, dedicarti alla formazione personale e al tuo benessere.

Le questioni urgenti appaiono all’improvviso, sono quelle situazioni “mi serve per ieri”, quelle che saltano immediatamente all’attenzione quando fai mente locale sulle cose da fare. Solitamente hanno un carattere oggettivo, come le scadenze, e quasi sempre dipendono da fattori esterni.

Si dice che Dwight Eisenhower abbia detto: raramente quello che è urgente è anche importante e raramente quello che è importante è anche urgente.

Sei d’accordo?
Immagino di no.

Dopotutto capita spesso di trovarsi nella condizione di lavorare su un progetto molto importante a ridosso di una consegna imminente, dico bene?

Ogni, tanto ti trovi a dover gestire delle urgenze così importanti che non c’é strategia che funzioni. L’unica cosa da fare è rimboccarsi le maniche e lavorare.

Si dice che Eisenhower, per gestire tutti gli impegni e le attivitá fosse solito dividere la sua scrivania in 4 settori. Questi 4 settori nascono dal l’incrocio tra i due assi: quello dell’urgenza e quello dell’importanza.

Ti spiego come funziona la matrice di Eisenhower

La matrice di Eisenhower è composta da 4 quadranti, ognuno dei quali definisce un set di attività. Se provi a pensare alla giornata di ieri, ai compiti che hai eseguito, è molto probabile che riconoscerai attività per ognuno dei quattro quadranti.

Vediamoli uno alla volta, partendo dal primo, passando poi per il terzo e il quarto, e affrontando per ultimo il secondo, il più significativo dei quattro. Insomma… dulcis in fundo!

 

PRIMO QUADRANTE

Con le situazioni “di merda” ti trovi in questo quadrante, definito della crisi.

É quello dove stanno i chirurghi e gli operatori del pronto soccorso ma è anche quello dove molto spesso ti ritrovi pure tu e dove non vorresti stare mai.
Mi dispiace dire che non c’é medicina per questo quadrante se non quella dell’azione. Mettersi lì a testa bassa e fare.

Puoi però cercare di ridurre il numero di attività che finiscono nel quadrante della crisi prestando maggiore attenzione agli altri 3 quadranti.

 

TERZO QUADRANTE

Viene definito dell’inganno e comprende tutte le attività urgenti ma non importanti.
Per esempio: il collega dell’amministrazione che ti chiede i dati del cliente per aggiornare il gestionale, l’acquisto del biglietto di un treno per partecipare ad un appuntamento a Milano.

È urgente in quanto abbiamo una scadenza a termine, ma non importante, in quanto non produce un effettivo vantaggio nel tuo lavoro.
La strategia più efficace per gestire le attività del terzo quadrante é la delega.

 

QUARTO QUADRANTE

Qui ci sono loro, i video dei gattini su Facebook (e amenità varie).
Tutti noi abbiamo delle piccole debolezze a cui non sappiamo resistere e che ci portano a procrastinare.
Le attività del quarto quadrante devono essere ridotte, se non completamente eliminate, perché sono loro che ti fanno perdere un mucchio di tempo.

 

SECONDO QUADRANTE

Lascio per ultimo il quadrante ideale, quello al quale dovresti puntare sempre o quanto meno provarci. Quello della pianificazione.
In questo quadrante non hai l’ansia della scadenza, puoi lavorare ai tuoi ritmi, prenderti il tempo per valutare e soppesare alternative, liberare la tua creativitá.

 

Fai l’esercizio oppure ascolta il podcast

Ora tocca a te!

Puoi metterti subito alla prova e fare questo esercizio di consapevolezza adesso.

Scarica la matrice e prova a compilarla usando dei post-it.
Scrivi in ogni post-it un’attività che hai svolto nella giornata di ieri e in quelle precedenti e posizionali all’interno dei quadranti. In quali quadranti hai lavorato questa settimana? Cosa puoi/vuoi cambiare per i prossimi giorni?

Inoltre puoi approfondire l’utilizzo dello strumento ascoltando la puntata n.20 del mio podcast Work Better in cui parlo della matrice, ma soprattutto del concetto di responsabilità.

Buon ascolto!

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Chiara Battaglioni
Chiara Battaglioni
Ciao, sono Chiara Battaglioni e lavoro a fianco dei freelance per allenare le loro capacità organizzative tramite consulenze individuali personalizzate e percorsi formativi. Contribuisco a diffondere la cultura dell’organizzazione personale sul lavoro, attraverso il podcast Work Better e il lavoro che svolgo per APOI, l’Associazione dei Professional Organizers italiani, di cui sono associata Senior e membro del consiglio direttivo.