Ti sarà capitato nel lavoro di doverti occupare di attività ripetitive come, per esempio, rispondere ad alcune domande sui servizi che offri o produrre dei preventivi per progetti simili.

A tutti piace pensare (e dire) che ogni progetto è unico, che la personalizzazione è la nostra cifra distintiva ma è arrivato il momento di accettare il fatto che per sopravvivere alla mole di lavoro (di solito esclusivamente a carico tuo se sei freelance) qualcosa puoi anche renderla replicabile.

E per questo cercare di automatizzare qualche procedura o anche solo una parte di essa ti farà risparmiare tempo e anche tante energie.

Nel post di oggi ti suggerisco qualche strategia utile.

 

Sempre la solita domanda? Usa le FAQ

FAQ sta per Frequently Asked Question ovvero indica le domande alle quali rispondi con maggior frequenza: sulla tua professione, su come funziona un tuo servizio, sulle promozioni e i metodi di pagamento.

Di solito vengono utilizzate molto bene nelle sales pages ovvero nelle pagine di vendita di un servizio, per dare più informazioni al cliente in fase di acquisto e agevolare il processo di vendita.

Tuttavia possono essere utilizzate in numerosi altri modi.
Per esempio come veri e propri contenuti per la condivisione sui tuoi canali, social e non.
Io per esempio ho raccontato di come lavora un professional organizer in quattro post sul mio blog:

Oltre a questo, per rispondere a una domanda che mi viene rivolta spesso, ho raccontato la mia storia personale e nello specifico come sono arrivata a questa professione in una puntata del podcast.
Ognuno di questi contenuti torna ad essere utile quando ricevo una domanda del tipo “come funziona una consulenza di professional organizing?”

 

Un secondo utilizzo delle FAQ potrebbe passare tramite la posta elettronica: puoi creare infatti dei modelli email personalizzati da utilizzare velocemente in caso di domande frequenti da parte dei clienti. O potenziali tali.
In fondo all’articolo troverai la possibilità di scaricare un rapido tutorial per creare modelli email su Gmail: scaricalo e inizia da subito a creare i tuoi messaggi per rispondere velocemente e senza stress alle richieste dei tuoi clienti.

 

Modelli di preventivi personalizzabili

È vero, esistono progetti particolari e complessi che ti richiedono molto tempo e soprattutto una scrittura ex novo del progetto.
Ma se lavori bene è anche probabile che alcuni dei tuoi servizi siano facilmente replicabili su più clienti (naturalmente con le opportune modifiche e variazioni).
Ti consiglio pertanto di prenderti un po’ di tempo per ragionare su quali sono questi servizi e impostare dei documenti che possano andare bene come modelli.
Ogni nuova richiesta potrà quindi essere elaborata più velocemente scegliendo il modello di preventivo che fa al caso tuo, che fungerà da punto di partenza, e personalizzandolo nei dettagli in base alla richiesta specifica del cliente.

Considera che questo tipo di attività potrebbe anche essere facilmente delegata ad un’altra persona (per esempio un assistente virtuale): una volta definito il contenuto “tecnico” che solo tu con la tua professionalità puoi definire, passa la palla ad un’altra persona dando semplicemente le indicazioni di personalizzazione. E il gioco è fatto.
Investi un po’ di tempo ora nella definizione del modello per guadagnarne a pacchi dopo.

 

Risponditore automatico nella mail: non solo OOO

Il famoso “Out Of Office” utilizzato nella pause dal lavoro (ferie, vacanze, festività comandate) può essere sfruttato efficacemente anche quanto stai lavorando, per esempio:

  1. segnalando gli orari in cui rispondi alle email (così il cliente sa cosa aspettarsi);
  2. il fatto che in questo momento sei impegnato in riunione e che risponderai solo tra qualche ora;
  3. il fatto che in questo momento stai lavorando a una serie di progetti complessi e quindi sei “fully booked”, indicando il periodo in cui tornerai ad essere disponibile per nuovi progetti;
  4. una serie di link ai tuoi servizi, ai canali dove sei operativo e dove potranno trovare delle informazioni di interesse e/o eventuali risorse gratuite per iniziare a conoscere da subito il tuo lavoro;
  5. il link a un Calendly con le tue disponibilità di calendario per fissare una prima call conoscitiva.

E molto altro ancora a seconda di quelle che sono le esigenze del tuo lavoro.

 

Non sai da dove partire? Se vuoi parliamone in una consulenza personalizzata.

 

Scarica il tutorial per impostare le tue email modello su Gmail

Inizia da qui. Scarica il mio tutorial in 12 passi per impostare tutti i modelli di email che potrebbero servirti per velocizzare il tuo lavoro e rendere un po’ più automatizzata e snella la gestione delle richieste che arrivano dall’esterno.

Buon lavoro!

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